Transverses à de nombreux départements de l’entreprise, les achats de prestations intellectuelles couvrent de nombreux achats de services immatériels. Leurs caractéristiques ? Faire appel à une part majeure de réflexion, une expertise, de l’imagination et de la créativité.
Or, l’achat de prestations intellectuelles se travaille différemment de fournitures plus standardisées destinées à être mises en catalogue.
Les directions générales, le marketing, la communication, les RH, la finance, le juridique, les bureaux d’études, … engagent des dépenses d’agences, freelances, recrutement, avocats, coaching, traduction, conseil, études, veille, formation, …
Or ces prestations échappent bien souvent en tout ou partie, aux services achats. Pourtant, les achats de prestations intellectuelles peuvent être challengés, optimisés, comme le sont ceux d’autres familles plus habituellement travaillées par les acheteurs. Il convient en revanche de veiller à quelques spécificités, d’où l’intérêt de confier cette famille d’achats à une équipe pluridisciplinaire avertie.
Voici 5 points de vigilance pour les acheteurs de prestations intellectuelles :
- soigner la relation :
L’objectif de l’acheteur doit être le résultat. Référencer des sociétés de service sans être en mesure de spécifier les besoins et les laisser « dormir » dans un panel sans visibilité sur de possibles contrats n’est pas efficace. Voire contreproductif. En revanche, référencer une société après une expérience réussie et positivement évaluée par un ou plusieurs clients internes permet de créer une relation plus constructive. (lien vers site) - Le prix, aussi, mais pas seulement
Il peut être tentant, lorsqu’un acheteur manque d’aisance sur un type de prestation à acheter ou que la relation avec le client interne est tendue, de centrer les échanges sur le prix. Attention aux raisonnements uniquement orientés prix !Une société de service acceptera peut-être un prix contraint. En revanche, le temps passé, les profils mis à disposition et la relation client risquent d’en pâtir. Le client interne risque également de souffrir d’un décalage entre besoin et service effectivement rendu. - les droits
Autant un salarié (développeur, créatif, …) cède automatiquement ses droits de propriété intellectuelle à l’entreprise qui l’emploie, autant cela n’est pas systématique pour les non-salariés. L’acquisition de ces droits doit faire partie du contrat. Ex : droits de reproduction ou d’utilisation, de traduction, de modification, d’intégration, de commercialisation et d’exploitation, etc. Attention ! L’exercice doit être fait à l’identique par votre prestataire s’il a lui-même recours à des compétences externes. - le délit de marchandage
Si vous faites directement appel à des freelances qui bien naturellement s’immergent dans vos équipes, il convient de ne pas leur appliquer les mêmes conditions qu’à un salarié de votre entreprise. C’est en effet l’accumulation de preuves qui permettra à un juge de qualifier ou non, le délit de prêt de main d’œuvre illicite ou délit de marchandage. Ex. de preuves : la validation directe de ses tâches hebdomadaires, son badge de cantine, son PC fourni par l’entreprise, son nom dans l’annuaire de l’entreprise, sa carte de visite et son adresse mail au nom de l’entreprise. - l’obligation de moyens ou obligation de résultat ?
Il est important, au cours de vos échanges, de vous mettre d’accord sur ce point, et de le faire figurer au contrat. L‘obligation de moyen contraint le prestataire à mettre en œuvre tous les moyens à sa disposition pour tendre vers l’objectif sans nécessairement l’atteindre. L’obligation de résultat quant à elle, engage à atteindre l’objectif. Bien entendu le prestataire qui accepterait de signer des obligations de résultat sans discussion éveillerait forcément des interrogations. Il est également possible de panacher les obligations de moyens et obligations de résultats.
Souvent en prestations intellectuelles, la relation de confiance entre prestataire et service interne est LA raison évoquée pour ne pas modifier les habitudes prises. Pourtant des économies peuvent être réalisées sur ces familles d’achat aussi. Des économies sonnantes et trébuchantes.
Des économies dans l’organisation, les méthodes de travail voire les équipes. Si elle est très compréhensible au plan humain, cette résistance au changement sert rarement les intérêts à moyen et long terme de la marque et/ou de l’entreprise.
Il est important que les services achats s’approprient le savoir-faire et le savoir-être nécessaires pour traduire simplement les bénéfices qui découleront de leur intervention, pour communiquer fréquemment sur leurs avancées, pour organiser des tables rondes ou piloter des groupes projets et ainsi, favoriser l’échange et l’implication des collaborateurs. Parce que bien souvent, l’engouement autour d’un projet est proportionnel au degré d’implication.
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