Réussir à répondre à un appel d’offres peut être chronophage et le résultat décevant si on ne sait pas comment s’y prendre. Or si on décortique la question, on peut voir d’une part que la procédure d’appel d’offres est certes contraignante mais que les étapes suivent un certain schéma, ce qui rend possible l’apprentissage et le développement de compétences en matière de réponse.
Trouver les offres qui nous correspondent vraiment
Répondre à un appel d’offres nécessite un investissement réel. Il est donc primordial de ne pas s’éparpiller et de ne répondre qu’aux offres qui nous correspondent vraiment. Posons-nous donc les bonnes questions : ai-je les savoir-faire, technologies, services, solutions indispensables pour répondre au besoin ? Ai-je mes chances ? Ai-je les ressources pour y répondre ? Serai-je en mesure de produire, une fois l’appel d’offres gagné ?
Trouver la bonne offre nécessite d’opérer une veille pertinente à la fois sur les sites institutionnels de type BOAMP ou JOUE, sur les plateformes gratuites voire auprès d’opérateurs proposant des solutions payantes. Afin d’être certain de ne pas manquer une offre pépite, mots clés, filtres et alertes permettent d’être notifié quand une offre correspondant à vos critères est publiée. Analyse, persévérance et sélection sont à ce stade, les mots clés.
La lecture attentive de l’avis de marché et des documents constitutifs de l’appel d’offres permet de connaitre précisément les besoins de l’acheteur. En marchés publics, ces documents sont nombreux voire impressionnants mais ils contiennent toutes les informations utiles à l’élaboration de la candidature et de l’offre. Il s’agit le plus souvent du cahier des clauses particulières et du règlement de consultation. Parfois, des cadres de réponse, voire des formulaires pré-remplis sont fournis. Ils devront être utilisés en l’état. Sans modification.
Aussi tentant que puisse être un projet, il sera parfois plus sage d’y renoncer lorsque les conditions ne sont pas rassemblées ; degré d’investissement nécessaire à la réponse, bénéfice escompté, conditions de mise en œuvre. Autant de considération indispensable en phase d’arbitrage.
Répondre à l’appel d’offres
Attention, chaque besoin exprimé dans un appel d’offres, chaque acheteur est différent. Ses demandes le sont aussi. Il est donc nécessaire de lire et relire attentivement chacun des documents de consultation et de répondre de manière personnalisée.
La qualité de la réponse que vous apportez est décisive. Toute réponse à un marché public se présente en deux parties. La candidature, qui permet d’évaluer la capacité du candidat à répondre au marché (chiffre d’affaires, moyens humains, etc .). Et l’offre qui elle, met en avant votre réponse spécifique au besoin exprimé (moyens mis en œuvre pour la réalisation de la prestation demandée, délais, prix, etc.).
Il est nécessaire de planifier et d’organiser cette conception du dossier de candidature afin de gagner en efficacité et de ne pas se perdre dans sa rédaction. La personnalisation de la réponse à appel d’offres fait véritablement la différence. Ne pas être le mieux placé en terme de prix mais proposer une réponse qui épouse parfaitement les attentes de l’acheteur, peut vous permettre de gagner. Notamment sur une évaluation de type 60% de la note sur l’offre technique et 40% de la note sur le prix (et leur sous-critères). Analyser les critères et sous-critères de notation des offres vous permet d’orienter vos efforts.
Il faut ensuite transmettre les pièces que l’on a réunies et construites. Les réponses dématérialisées sont devenues la norme, afin d’être certain de ne pas oublier de pièce il est conseillé de simuler le dépôt des pièces… sans oublier la signature électronique dont le certificat aura été anticipé à l’étape amont de sélection des appels d’offres. En cas d’erreur, c’est le dossier complet qui devra être déposé à nouveau. Avant la date limite et l’heure indiqués dans l’avis de marché ou les documents de consultation.
Se faire aider dans sa réponse aux appels d’offres
Vous l’aurez compris, réussir ses réponses à appels d’offres ne s’improvise pas. Constituer son dossier de réponse a un coût, mais le copier-coller peut coûter plus cher encore ! Au cas où des doutes subsisteraient, l’accès des PME aux marchés publics est encouragé par l’État qui incite fortement les acheteurs publics à « consolider le réflexe PME » et à « adapter leurs consultations pour qu’elles soient réellement accessibles à tous types d’entreprises et favoriser ainsi la concurrence ». Et si vous augmentiez le taux de concrétisation de vos appels d’offres ? Transformer l’essai et réussir vos réponses à AO auprès des grands comptes pour générer des résultats réels, meilleurs, voire remarquables… devient accessible !
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